流程梳理优服务 发现问题促提升

     回顾OA管理过程，大概分为三个阶段。第一阶段可以称为初创期。2009年启用OA无纸化办公软件后，“提审决知”管理授权的概念提出，但无论是对流程的审批权限，还是各环节意见的签批、签批人对应的管理职责，或是对某事项的审批责任部门的界定等，概念都相对模糊。流程的制作、修改过程也相对随意，有任何需求只要告知OA管理员，就可以在后台进行修改。可以说无论是管理者还是使用者，对流程的定义和其管理意义，概念都不够清晰明确。第二阶段，发展期。随着管理的日益规范，大家对OA的使用日渐频繁，对其承担的意义也逐步明确。每一个签批步骤都代表一个管理角色，“审”、“决”的概念在每一位管理者头脑中有了清晰的定位，也明确了过程中所应承担的管理职责。流程的制作、修改有了审批，但缺乏统一管理，流程多、乱、某些步骤签批重复、流转与管理授权表不符等各种问题十分突出。第三阶段进入整改成熟期。“四个及时”要求我们发现问题后及时告知并解决问题，财服会发现流程管理存在的诸多问题后，便对此项工作整改进行了跟进，也促成了此次流程梳理工作的开展。

      合同审批存在“合同审批流程”和“原辅料采购合同审批流程”两个，是否归并？合同审批按照提审决知需经董办主任签批，但目前执行的流程中却没有该审批环节；工厂二级部门战术组长需对本组事项进行审核，但工厂现行的大部分流程中却未体现该步骤；有时同一流程因管理角色的不同需同一人来回签批多次，可否将签批步骤再做优化？……随着一个个流程的梳理、细化，现行的各种问题也一一暴露出来，如果没有做此次梳理，或许根本不会发现，又或许发现了，因为惰性，懒于解决处理。

此次共计梳理近20个大流程，根据审批权限、部门不同，将每个大流程进行细化，又理顺出近百个流程。人事行政部深入各部门，与相关流程负责人对照管理授权表，结合现行步骤，对其做了细致的梳理优化，同时对目前不再使用和存在共性的流程进行了合并、删除，对流程的归属部门也按照管理权限进行了调整，理顺完后又逐一进行核对、确认。近日，人事行政部内部对梳理后的流程逐一进行了讨论，流程梳理文字稿已基本完成。

流程梳理完成后，人事行政部会对照文字流程，将现行不合理之处进行修改，对流程的管理也将更加细化，比如管理授权表由政策薪酬组每年调整优化；行政OA组固定人员定期梳理文字流程，OA工程师负责技术层面的调整，近日，董办信息化部的设立也将从监管层面进一步保障OA流程的顺利运转。管理和执行的分层、分组，将保证流程梳理工作更加合理、安全、高效。